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5W1H実践で仕事の達人に
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    仕事において状況を把握し、問題に対処するのに必要な情報に5WH(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どのように)があります。もともと新聞記者が記事を書くために使っていたこの5WHは、私たちの毎日の仕事の現場でも欠かせません。
     
    WHの個々の情報がどれだけ具体的にされているかで、相手への伝わり方が違ってきますし、問題への対処方法もより的確に、早く決断できるようになります。しかし、いろいろな人を見ていると、努力しているわりにはいまひとつ成果の出ない人に共通するいくつかのパターンがあります。ここでは、それをご紹介したいと思います。
     
    1.ひとつひとつの情報が曖昧で不正確
    まだ仕事の内容をよくわかっていない新人に多いパターンですが、ベテランでもなかなか治らない人もいます。収集した情報が中途半端で、それぞれの内容を細かく聞いていくと「○○さんからそう聞いたからたぶんそうだと思います」とか「お客様が確かそうおっしゃっていたと思いますが・・・」などと答えるばかりで、実際には内容が矛盾しているケースも少なくありません。「具体的」に「正確」に情報を把握していないのがこのタイプの人の一番の問題です。
     
    2.どこか一つにポイントを置きすぎる。
    情報のバランスが悪く、問題発生の原因をどれかに決めつけてしまう傾向がある人もいます。例えば、「○○さんがミスをしたから(Who)」とか「仕入れ先が協力してくれないので納期に間に合わない(Where)」など。○○さんのミスの原因は別のどこかにあるかもしれないですし、仕入れ先が協力してくれないのは、他にぶつかっている仕事があるのかもしれません。それを確認せずに決めつけてしまうと問題の本質が見えにくくなり、本来ならたいした問題でない場合でも人間関係が悪くなり、さらに問題を深刻化させてしまう恐れもあります。
     
    3.「なぜ?」がなく、現状をそのまま受け入れてしまう。
    業務の「改善」に必ず必要な「なぜ?」を考えられない人はベテランでも意外と多いもの。おかしなことをやっているなと思ったときに「なぜ?」と聞くと「今までずっとしてきたから」とか「こうするように先輩から言われたから」という返答をする人は、問題が発生したときもやはり同じようなリアクションをしがちです。一番大切な「なぜ?」が欠落していなければ、問題発生時にも「どのように」対処するかを、具体的に自分から挙げて上司に指示を仰ぐことができます。
     
    4.もう一つの「H」が入っていない。
    効率的に仕事をする上で最も重要なのは、常に必要な数字を把握するということです。「数字」と聞いただけで苦手意識をもってしまう人が多いのも事実ですが、5WHを支えているのは実はもう一つの「H」。「How many」や「How much」という数字に関わるHです。「どのくらいの仕事量を」「どのくらいの時間で」「どのくらいの金額で」達成しなければいけないかがわかっていれば、おのずと答えは見えてきます。常に数字を意識しながら、仕事を数字に換算する習慣づけが必要です。
     
    一生懸命やっているのになかなか仕事の成果が出ない、と悩むことがあったら、まず、自分がこの5WHをどれだけ仕事の中で活用しているか、再考してみてはどうでしょうか。
     
    | Yuriko Goto | ビジネスのねた | 18:59 | - | - |
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